Assim como os
conceitos sociais, econômicos e culturais foram evoluindo com o tempo, as
técnicas de arquivamento também foram mudando e crescendo. Os documentos sempre
representaram um importante papel na empresa e por isso devem ser tratados com
funcionalidade e qualidade. Antes de destruir qualquer documento é preciso
avaliar a sua importância e valor, e os demais deverão ser armazenados com
segurança, precisão e simplicidade.
Arquivo: São todos
os documentos recebidos e/ou produzidos por uma empresa e deve ser preservado,
com organização para possíveis consultas. Os documentos são de extrema importância,
e por isso deve-se tomar cuidado contra incêndios, roubos, extravios e deterioração.
Sua organização deverá ser fácil acesso e compreensão de modo que possa ser
encontrado por quaser pessoa.
Os arquivos são classificados
em:
Ativo: Documentos
que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante
uso;
Inativo:
Documentos que são utilizados e consultados, porém com menor frequência;
Morto: Documentos
que possivelmente poderão ser utilizados no futuro. Não devemos considerar este
arquivo como sendo "depósito de lixo", este tipo de arquivo requer as
mesmas técnicas e cuidados que o arquivo ativo.
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